POLICY SULLA PRIVACY

LYRECO ITALIA S.r.l., con sede legale in via Victor Hugo 4, Milano, e P.IVA 11582010150 soggetta alla direzione e al coordinamento del Socio Unico Lyreco SAS, società di diritto francese, con sede legale in rue du 19 mars 1962, 59770 MARLY (Francia), intrattiene esclusivamente rapporti business-to-business con i propri clienti e fornitori (di seguito denominate singolarmente “Cliente/Fornitore” e collettivamente “Clienti/Fornitori”).

In Lyreco, riteniamo che la privacy sia importante. Per proteggere la vostra privacy, Lyreco garantirà che tutti i dati personali siano gestiti in modo sicuro e utilizzati solo come descritto nelle sezioni a seguire. La presente policy sulla privacy (“Policy sulla privacy”) specifica quali dati personali raccogliamo, in che modo ne facciamo uso e quali misure adottiamo per mantenerli al sicuro.

Nella presente Policy sulla privacy i termini “voi” e “vostro” si riferiscono ai soggetti interessati del Cliente/Fornitore i cui i dati personali sono trattati da o per conto di Lyreco, mentre i termini “noi” e “nostro” si riferiscono a Lyreco.

Definizioni

“Società affiliate” indica le società controllate da, o sottoposte a comune controllo con, Lyreco.

“Legge(i) applicabili sulla Protezione dei Dati” indica le leggi e i regolamenti in materia di protezione dei dati personali, sicurezza dei dati, conservazione dei dati, ai quali i Dati personali sono soggetti, incluso il GDPR e il D.Lgs 196/2003 e ss.mm.ii.

“Titolare del trattamento” indica la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, l'agenzia o altro organismo che, in proprio o in collaborazione con altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei Dati personali.

“Soggetti interessati” del Cliente/Fornitore indica ciascun dipendente, consulente, agente o altra persona fisica autorizzata ad effettuare o a ricevere ordini d'acquisto presso Lyreco per conto del Cliente/Fornitore.

“Dati personali” indica i dati personali degli Interessati trattati da Lyreco in veste di Titolare del trattamento.

“Regolamento generale sulla protezione dei dati” o “GDPR” indica il Regolamento 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE.

“Dati personali” indica qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“Interessato”); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

“Trattamento”, “trattamenti”, “trattare” e “trattato/i” indicano qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a Dati personali o insiemi di Dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

“Servizio” indica la fornitura e la vendita/acquisto di prodotti e di tutti i relativi servizi proposti a livello globale o a livello locale da Lyreco.

“Terza(e) parte(i)” indica soggetti autorizzati da Lyreco al trattamento dei dati personali quali, a titolo esemplificativo: revisori, appaltatori, trasportatori, agenti di commercio, consulenti, ecc.

Ambito di applicazione

La presente Policy sulla privacy si applica esclusivamente ai Dati personali del Cliente/Fornitore trattati da o per conto di Lyreco.

Lyreco tratta i Dati personali in modo equo e legalmente, in conformità con Leggi applicabili sulla protezione dei dati.

In caso di conflitto tra la Policy sulla privacy e le Leggi applicabili sulla protezione dei dati, prevarranno le disposizioni di queste ultime.

Quali dati personali raccogliamo e utilizziamo?

Lyreco tratta i Dati personali dei Clienti/Fornitori al fine di fornire i propri Servizi. Di fatto, i soggetti interessati dei Clienti/Fornitori sono coloro che agiscono per conto dei Clienti/Fornitori stessi e che intrattengono rapporti commerciali con Lyreco

Lyreco tratta le seguenti categorie di Dati personali dei Clienti/Fornitori:

-       Nome, cognome, numero di telefono ed e-mail

-       Nome della società, numero di P.IVA e indirizzo della società

-       Informazioni su metodi di pagamento e carte di credito

-       Indirizzo IP

Nell’allegato 1 alla presente Policy sulla privacy troverete uno schema dettagliato dei Dati personali che raccogliamo, delle relative finalità e base giuridica.

Per cosa usiamo tali informazioni?

Il GDPR ci permette di trattare i Dati personali nella misura in cui abbiamo una base o un “fondamento” giuridico per farlo. Inoltre, ci impone di comunicarvi quali sono questi fondamenti. Di conseguenza, quando trattiamo i vostri Dati personali, faremo affidamento su una delle seguenti basi giuridiche:

• Esecuzione di un contratto: quando il trattamento dei Dati personali è necessario per adempiere ai nostri obblighi contrattuali. Il trattamento dei vostri Dati personali è necessario per adempiere ai nostri reciproci obblighi previsti dal contratto (ad esempio, creazione e gestione di account nel webshop di Lyreco, risoluzione di problemi tecnici, elaborazione di richieste o altri tipi di messaggi, esecuzione e ricezione degli ordini, spedizione degli ordini, recupero crediti). Potremmo anche trattare i vostri Dati personali in relazione all’utilizzo dei nostri profili nei social media, al fine di elaborare, organizzare e gestire questi profili, comunicare con voi e rispondere ai vostri messaggi, mantenere relazioni con gli utenti e promuovere il nostro marchio su Internet. In tal caso, la base giuridica è l’esecuzione di un contratto e il nostro legittimo interesse (articolo 6 par. 1 lett. b) e f) del GDPR);
• Obbligo legale: quando ci viene richiesto di trattare le vostre informazioni personali per ottemperare a un obbligo legale, come la tenuta della contabilità ai fini fiscali o la trasmissione di informazioni a un ente pubblico o ad autorità;
• Interessi legittimi: tratteremo le informazioni che vi riguardano ove sia nostro interesse legittimo farlo, nella misura in cui non ledono i vostri interessi. Ciò vale in particolare, relativamente al monitoraggio delle nostre relazioni con i Clienti/Fornitori, allo svolgimento di sondaggi sulla soddisfazione dei Clienti, alla preparazione delle statistiche sulle vendite, al monitoraggio dell'esperienza dei Clienti sul nostro sito Web. Inoltre, abbiamo un interesse legittimo a elaborare i vostri Dati personali al fine di creare e gestire gli account nel nostro webshop, di risolvere problemi tecnici o di elaborare richieste o altri tipi di messaggi relativi ai servizi, nonché di stipulare o eseguire il contratto, inclusa l'esecuzione diretta degli ordini e la loro spedizione.  Se partecipate a concorsi organizzati sui nostri profili nei social media, elaboriamo i vostri Dati personali al fine di organizzare e condurre il concorso, nonché assegnare premi e annunciare i risultati. La base legale per il trattamento di queste categorie di Dati personali è il nostro interesse legittimo (articolo 6 par. 1 lett. f) del GDPR).  Abbiamo anche un interesse legittimo al trattamento dei Dati personali ai fini di soft spam (utilizzo degli indirizzi di posta elettronica dell’Interessato per promuovere prodotti o servizi analoghi a quelli oggetto della vendita); in questo caso, avete il diritto di opporvi al trattamento dei vostri Dati personali per tale finalità cliccando sull’apposito link “disiscriviti” presente su ogni newsletter o scrivendoci all’indirizzo IT.privacy@lyreco.com;
• Il vostro consenso: in alcuni casi, vi chiederemo un'autorizzazione specifica per trattare alcune delle vostre informazioni personali e tratteremo i vostri Dati personali esclusivamente per tale finalità, se ci consentirete di farlo. Potrete revocare il vostro consenso in qualsiasi momento contattandoci con le modalità specificate di seguito.

Nell’allegato 1 alla presente Policy sulla privacy troverete uno schema dettagliato dei Dati personali che raccogliamo, delle relative finalità e base giuridica.

Inoltre, facciamo uso di cookie al fine di migliorare la vostra esperienza sul nostro sito web; vi invitiamo a consultare la sezione Policy sui cookie della presente informativa.

Per quanto tempo conserviamo i vostri Dati personali?

Conserveremo i vostri Dati personali per l'intera durata del nostro rapporto commerciale e fino a 3 anni dopo l'ultimo contatto o ordine presso Lyreco, a meno che la legislazione applicabile ci imponga termini diversi, in particolare per scopi di archiviazione e fiscali. Ad esempio, i Dati personali menzionati nelle fatture saranno conservati per un periodo più lungo, conformemente alla legislazione applicabile.

Nel caso in cui la base per il trattamento dei vostri Dati personali sia il nostro legittimo interesse, tratteremo i vostri Dati personali allo scopo di perseguire tale interesse fino a quando quest’ultimo non cesserà o non riceveremo una richiesta di opposizione.

Nel caso in cui la base per il trattamento dei vostri Dati personali per uno scopo specifico sia il vostro consenso, elaboreremo i vostri Dati personali a tale scopo fino a quando non ritirerete il vostro consenso. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Nel caso di invio di informazioni commerciali da voi richieste (newsletter), i vostri Dati personali verranno elaborati fino alla cancellazione dalla newsletter, cosa che potrete facilmente fare cliccando sul link contenuto in ogni messaggio di posta elettronica contenente la newsletter.

I vostri Dati personali relativi all'utilizzo dei nostri profili sui social media verranno elaborati per il periodo in cui segui questi profili. Se avete partecipato a un concorso organizzato da noi, i vostri Dati personali saranno trattati per il tempo necessario a condurre il concorso e identificare i vincitori, e in caso di vincita - per circa 10 anni ai fini fiscali e contabili.

Con chi condividiamo le vostre informazioni?

L'accesso e il trattamento dei vostri Dati avvengono a cura dal personale di Lyreco, per le finalità sopra descritte.

Lyreco non condivide Dati personali con terze parti non affiliate, tranne per quanto necessario per le proprie legittime esigenze professionali e aziendali, per soddisfare le vostre richieste e/o come richiesto o consentito dalla legge. Sono dunque compresi:

·         Fornitori - Lyreco può concedere l'accesso ai Dati personali dei Clienti:

o   ai suoi fornitori di servizi o appaltatori: Lyreco trasferisce Dati personali a società terze, come provider di sistemi (IT), hosting provider, consulenti e altri fornitori di beni e servizi o appaltatori. Lyreco lavora con tali fornitori affinché siano in grado di trattare i vostri Dati personali per suo conto. Lyreco trasferirà Dati personali a tali soggetti solo ove soddisfino gli standard rigorosi adottati da Lyreco in materia di trattamento e sicurezza dei dati. Lyreco condivide i Dati personali al solo scopo di fornire i propri Servizi ai Clienti.

o   Lyreco condividerà informazioni sulle transazioni relative ai pagamenti con le parti di riferimento. In caso di fornitori scelti da Lyreco sarà richiesto un adeguato livello di protezione dei vostri dati personali.

·           Corti, tribunali, autorità incaricate dell'applicazione della legge o di regolamentazione: Lyreco si riserva il diritto di condividere le vostre informazioni per rispondere a richieste di informazioni debitamente autorizzate di autorità governative o laddove richiesto dalla legge. In circostanze eccezionalmente rare, ove sia in questione la sicurezza nazionale o della società (ad esempio in caso di attacchi terroristici), Lyreco si riserva il diritto di condividere l'intero suo database di Clienti e Dati personali dei Clienti con le autorità governative competenti.

·           Revisori, auditor, commercialisti, consulenti legali possono accedere a documenti, quali fatture, che contengono Dati personali dei Clienti, per le finalità dei rispettivi incarichi.

·         Lyreco potrà trasferire i vostri Dati personali a un potenziale acquirente, cessionario, partner di fusione o venditore e ai loro consulenti, in relazione a un'operazione di trasferimento o fusione, effettiva o potenziale, totale o parziale, di proprie aziende o attività, o di eventuali diritti o interessi correlati, o per acquisire un'azienda o perfezionare una fusione con essa.

Lyreco non venderà mai i vostri Dati personali a terze parti, ad esempio a operatori di marketing.

Lyreco non fornisce Dati personali a siti “cerca persone”, “liste pubbliche” o “pagine bianche”.

Come e dove vengono trasferiti i vostri Dati personali?

Lyreco trasmette i vostri Dati personali solo all'interno degli stati dello Spazio economico europeo (SEE) e/o a paesi che forniscono una protezione adeguata, come confermato dalla Commissione europea, ad eccezione dei seguenti casi.

Qualora il trattamento comporti un trasferimento di Dati personali verso uno stato al di fuori dell'Unione Europea che non garantisce un'adeguata protezione, come confermato dalla Commissione europea, Lyreco si impegna a proteggere il trasferimento con uno dei seguenti meccanismi:

-      Clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea (ad esempio, Clausole contrattuali tipo per i Titolari del trattamento 2004/915/CE o Clausole contrattuali tipo per i Responsabili del trattamento 2010/87/UE o qualsiasi versione successiva);  

-      Norme vincolanti d'impresa: nel caso in cui le Terze parti interessate abbiano adottato Norme vincolanti d'impresa che coprono i Dati personali trattati da esse.

-      Qualsiasi altro meccanismo ufficialmente riconosciuto dalle Leggi sulla protezione dei dati applicabili come tale da assicurare un adeguato livello di protezione dei Dati personali.

Lyreco tratta, e farà in modo che anche Terze parti trattino, i Dati personali in adeguate giurisdizioni, come definito nella(e) Legge(i) sulla protezione dei dati vigente(i). Queste giurisdizioni includono stati dello Spazio economico europeo e paesi riconosciuti dalla Commissione europea come in grado di fornire un adeguato livello di protezione (per ulteriori informazioni, cfr. Commissione europea, “Decisioni della Commissione sull'adeguatezza della protezione dei dati personali nei paesi terzi.”)

I dettagli sul trasferimento di Dati personali a paesi terzi, le garanzie applicate a tale trasferimento, nonché una copia di tali garanzie possono essere ottenuti contattandoci scrivendo all’indirizzo e-mail IT.privacy@lyreco.com.

In che modo garantiamo il trattamento dei vostri Dati personali?

Lyreco esegue controlli di sicurezza, tecnici ed organizzativi, opportuni da un punto di vista commerciale, per proteggere i Dati personali da furto, smarrimento o uso improprio. I Dati personali saranno conservati in un ambiente operativo sicuro, non accessibile senza autorizzazione. Lyreco applica misure di mitigazione seguendo le valutazioni di rischio periodiche, onde garantire un livello adeguato di protezione dei Dati personali.

Quando caricate informazioni sensibili (quali numeri di carte di credito e password):

• crittografiamo tali informazioni per proteggerle contro le intercettazioni mediante SSL;
• i dati sono protetti da crittografia anche durante la loro conservazione;
• utilizziamo inoltre misure volte a migliorare la sicurezza, come ad esempio l'analisi del comportamento dell'account, per rilevare comportamenti fraudolenti o comunque anomali;
• possiamo limitare l'utilizzo delle funzionalità del sito in risposta a possibili segnali di abuso, rimuovere contenuti inappropriati o link a contenuti illegali e sospendere o disabilitare gli account in caso di violazioni dei nostri termini e condizioni.

Quali sono i vostri diritti in materia di trattamento dei Dati personali?

Vi sono riconosciuti i seguenti diritti in ordine al trattamento dei Dati personali effettuato da o per conto di Lyreco:

• Accesso

Oltre alle informazioni che sono disponibili sul sito web di Lyreco, avete il diritto di accedere ai Dati personali che Lyreco conserva su di voi, fatte salve le deroghe contemplate nelle Leggi sulla protezione dei dati applicabili. Lyreco si adopererà per soddisfare la vostra richiesta. La vostra identità dovrà essere confermata prima che vi sia consentito di accedere ai vostri Dati personali. In generale, Lyreco non addebita alcun costo per fornire le informazioni richieste, ma se la richiesta è manifestamente infondata o eccessiva, in particolare a causa del suo carattere ripetitivo, Lyreco si riserva il diritto di chiedere un corrispettivo per tali richieste.

Vi chiediamo di inviare la vostra richiesta per iscritto:

·         IT.privacy@lyreco.com

·         Lyreco Italia srl, via Papa Giovanni Paolo II snc, 20040 Cambiago (MI)

La richiesta deve essere completa di:

1      Recapito telefonico

2      Descrizione dei documenti specifici ai quali si chiede l'accesso, comprese le date specifiche dei medesimi, ove possibile

Si prega di fornire quanti più dettagli possibili.

Tutte le richieste di accesso formale verranno indirizzate al Referente della privacy, ai fini del successivo esame e per stabilire se Lyreco dovrà fornire le informazioni richieste. Il Referente della privacy può essere contattato al seguente indirizzo: IT.privacy@lyreco.com.

• Modifica

Se ritenete che vi sia un errore nei vostri Dati personali, avete il diritto di chiedere che le informazioni vengano corrette. Potremmo chiedervi di fornire la documentazione idonea ad evidenziare eventuali errori. Provvederemo a modificare i dati errati entro un mese e vi informeremo non appena verrà completata la modifica da voi richiesta. Il GDPR riconosce il diritto di chiedere la rettifica dei vostri Dati personali detenuti da Lyreco qualora riteniate che vi sia un errore o un’omissione. È vostro diritto allegare una dichiarazione indicante qualsiasi correzione da voi richiesta, ma non apportata da Lyreco - la quale informerà ciascuna persona fisica o giuridica a cui i Dati personali sono stati trasmessi entro un anno dalla vostra richiesta di correzione, comunicando loro la correzione.

• Portabilità

È vostro diritto chiedere a Lyreco di spostare, copiare o trasferire i Dati personali che vi riguardano da un ambiente IT ad un altro, in modo sicuro e protetto, senza impedimenti. Questo diritto si applica ai vostri Dati personali detenuti da Lyreco, ove il trattamento sia stato automatizzato e utilizzato in considerazione della prestazione di Servizi da parte di Lyreco, ai sensi del contratto stipulato con il Cliente, o qualora il trattamento sia basato sul vostro consenso accordato a Lyreco.

Potete accedere al portale web online di Lyreco e scaricare le informazioni fornite nella sezione “Export” del portale.

• Cancellazione

Lyreco non conserva Dati personali senza uno scopo predefinito e documentato. Rispettiamo le leggi che ci impongono di cancellare i Dati personali qualora non sussista più il motivo per la loro raccolta e conservazione. Riteniamo che ciò soddisfi i requisiti del principio, in materia di privacy, del “diritto all'oblio”.

Nel caso in cui i Dati personali in possesso di Lyreco siano basati sulla stipula di un contratto, e sia vostro desiderio essere rimossi dai nostri sistemi prima della scadenza del periodo di conservazione indicato nella sezione “Per quanto tempo conserviamo i vostri Dati personali?”, siete invitati a contattare i nostri Referenti per la privacy al seguente indirizzo: IT.privacy@lyreco.com.

Se registrandovi ci avete trasmesso i vostri Dati personali, potete disattivare il vostro account in qualsiasi momento. Per motivi di sicurezza, abbiamo previsto un periodo di ripensamento di sette giorni dopo la vostra richiesta di eliminazione dell'account; tuttavia, l'accesso al vostro account durante detto periodo ne comporterà la riattivazione. Dopo la disattivazione e la scadenza del periodo di ripensamento l'account verrà irrevocabilmente sospeso, assicurando che nessuno possa utilizzare ancora il relativo ID.

• Opposizione al trattamento

È vostro diritto opporvi al trattamento, da parte nostra, dei vostri Dati personali qualora non fossimo più autorizzati a farne uso. In tal caso, Lyreco si asterrà dal trattare ulteriormente i Dati personali salvo che essa dimostri l'esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui vostri interessi, diritti e libertà oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

• Revoca del consenso

Avete il diritto di revocare qualsiasi consenso dato a Lyreco. In ogni caso, la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima del relativo ritiro.

In che modo è possibile contattare, porre domande e/o proporre reclami a Lyreco?

Per esercitare i vostri diritti, esprimere una preoccupazione, sollevare una questione, proporre un reclamo o ottenere ulteriori informazioni sul trattamento dei vostri Dati personali da parte Lyreco, potete inviare un'e-mail al seguente indirizzo: IT.privacy@lyreco.com trasmettendo un documento che provi la vostra d'identità.

Lyreco si impegna a rispondere alla richiesta in un periodo compreso fra un mese e tre mesi, a seconda della complessità della richiesta e/o del numero di richieste pervenute alla società. 

In caso di controversia, è possibile proporre reclamo presso la locale autorità di regolamentazione competente in materia di privacy dei dati - Garante per la protezione dei dati personali - Piazza Venezia n. 11 - 00187 ROMA - Fax: (+39) 06.69677.3785 - Telefono: (+39) 06.696771 - E-mail: garante@gpdp.it - Posta certificata: protocollo@pec.gpdp.it.

In che modo aggiorniamo/modifichiamo la nostra Policy sulla privacy?

Lyreco potrebbe, occasionalmente, aggiornare o modificare la presente Policy sulla privacy.

In tal caso, ve lo comunicherà pubblicando un avviso sulla home page del suo sito web o, se richiesto dalla legge, inviandovi direttamente una comunicazione. Lyreco vi invita a prendere periodicamente visione della presente Policy sulla privacy per essere sempre informati su come Lyreco contribuisce a proteggere i Dati personali raccolti. L'uso continuo dei Servizi di Lyreco costituisce accettazione, da parte vostra, della presente Policy sulla privacy e dei suoi successivi aggiornamenti.

In che cosa consiste la nostra Policy sui cookie?

Definizioni

I cookie sono brevi frammenti di testo (lettere e/o numeri) che permettono al server web di memorizzare sul browser informazioni da riutilizzare nel corso della medesima visita al sito (cookie di sessione) o in seguito, anche a distanza di giorni (cookie persistenti). I cookie vengono memorizzati, in base alle preferenze dell'utente, dal singolo browser sullo specifico dispositivo utilizzato (computer, tablet, smartphone).

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Cookie tecnici

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Lyreco utilizza Google Analytics. Ulteriori informazioni sui termini di utilizzo di Google Analytics da parte di Lyreco sono disponibili su: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage?hl=it

Lyreco usa Google Analytics. Per maggiori informazioni sull'uso di Google Analytics da parte di Lyreco, si veda: http://www.google.com/analytics/learn/privacy

Per garantire ai visitatori del proprio sito web maggiori scelte sulla raccolta dei dati da parte di Google Analytics, Google ha elaborato il componente aggiuntivo del browser per la disattivazione di Google Analytics . Questo componente aggiuntivo comunica con il codice JavaScript (ga.js) di Google Analytics per indicare che le informazioni sulle visite al sito web non devono essere inviate a Google Analytics. Tuttavia, la disattivazione di Google Analytics non impedisce che le informazioni vengano inviate al sito stesso o ad altri servizi di analisi dei dati web.

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Allegato 1 – Tabella dettagliata sui Dati personali e relative finalità del trattamento

Policy sulla privacy – aggiornata al 29 luglio 2019