ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Ve společnosti Lyreco považujeme ochranu soukromí za důležitou, a proto jsme zavedli komplexní program ochrany soukromí včetně oddělení globální ochrany soukromí a odpovědných osob s cílem zajistit právo na soukromí.

Společnost Lyreco v zájmu ochrany Vašeho soukromí zajistí, aby všechny osobní údaje byly bezpečně zpracovány a použity pouze v souladu s níže uvedenými zásadami. Tyto zásady ochrany osobních údajů Vás informují o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak je používáme a jaká opatření přijímáme, aby zůstaly v bezpečí.

Pokud jde o zpracování osobních údajů týkajících se zákazníků, vyjadřují náš závazek chránit jejich soukromí (dále jen „Zásady ochrany osobních údajů“).

V těchto zásadách ochrany osobních údajů se výrazy „Vy“, „Váš“ vztahují na dotčené osoby zákazníků, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány společností Lyreco nebo jejím jménem, a výrazy „my“, „náš“, „námi“ se vztahují na společnost Lyreco.

LYRECO, zjednodušená akciová společnost, zřízená a fungující podle zákonů Francouzské republiky, jejíž sídlo je na adrese Rue du 19 Mars 1962, 59770 MARLY (Francie), a všechny její přidružené společnosti (dále jen „Lyreco“) se specializují na řešení pro pracoviště, a to zejména na kancelářské potřeby, osobní ochranné prostředky a obalový materiál. Společnost Lyreco dodává výhradně jiným společnostem v rámci business-to-business vztahů (dále jednotlivě jako „zákazník“ a souhrnně jako „zákazníci“).

1    Definice

1.1    „Přidružené společnosti“ jsou jakékoliv společnosti, které ovládá společnost Lyreco sama nebo společně s jiným subjektem.

1.2    „Platná legislativa o ochraně údajů“ zahrnuje příslušné místní zákony a předpisy o ochraně osobních údajů, zabezpečení dat, uchovávání údajů a utajení údajů, které se vztahují na osobní údaje, včetně GDPR.

1.3    „Provozovatel“ je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů.

1.4    „Dotčená osoba zákazníka“ je jakýkoliv zaměstnanec, poradce, zástupce nebo jiná fyzická osoba, která je oprávněna zadat objednávku společnosti Lyreco jménem zákazníka.

1.5    „Osobní údaje zákazníka“ jsou osobní údaje dotčených osob zákazníků, které společnost Lyreco jako provozovatel zpracovává, přičemž své služby poskytuje zákazníkovi.

1.6    „Obecné nařízení o ochraně osobních údajů“ neboli „GDPR“ je Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES.

1.7     „Osobní údaje“ jsou všechny informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby („subjekt údajů"); identifikovatelná fyzická osoba je osoba, kterou lze identifikovat přímo či nepřímo, zejména odkazem na identifikátor, jako je jméno, identifikační číslo, lokalizační údaje, online identifikátor, nebo odkazem na jeden či více prvků, které jsou specifické pro fyzickou, fyziologickou, genetickou, mentální, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu této fyzické osoby.

1.8    „Zpracovávat“, „zpracovává“, „zpracovávání“ a „zpracovaný“ je operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, například shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, členění, uchovávání, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, nahlížení, používání, poskytování přenosem, šířením nebo poskytování jiným způsobem, přeskupování nebo kombinování, omezení, vymazání nebo likvidace, bez ohledu na to, zda se provádějí automatizovanými nebo neautomatickými prostředky.

1.9    „Služba“ znamená dodávku a prodej výrobků a všech souvisejících služeb, které Lyreco nabízí na celosvětové nebo lokální úrovni.

1.10    „Třetí strana/třetí strany“ jsou autorizovaní auditoři, účetní, dodavatelé, zástupci a externí poskytovatelé služeb společnosti Lyreco, kteří zpracovávají osobní údaje.

2    Rozsah

Zásady ochrany osobních údajů se vztahují pouze na osobní údaje zákazníků zpracované společností Lyreco nebo jejím jménem.

Společnost Lyreco zpracovává osobní údaje čestně a zákonně v souladu s platnou legislativou o ochraně osobních údajů.

V případě jakéhokoliv rozporu mezi těmito zásadami o ochraně osobních údajů a platnou legislativou o ochraně osobních údajů platí ustanovení platné legislativy.

Jaké osobní údaje shromažďujeme a používáme?

Společnost Lyreco musí zpracovávat osobní údaje v rámci dodávky svých služeb zákazníkům. Ve skutečnosti jsou dotčené osoby zákazníků jedinými koncovými uživateli webových portálů společnosti Lyreco, kteří jednají jménem zákazníků, jež jsou v obchodním styku se společností Lyreco. Osobní údaje zákazníků, které mají být zpracovány prostřednictvím webových portálů, jsou zejména osobní údaje, které společnost Lyreco potřebuje, aby mohla dodávat služby zákazníkům (hlavně pro zadání a sledování objednávky prostřednictvím webových portálů).

Společnost Lyreco zpracovává následující kategorie osobních údajů zákazníků:

-    Vaše jméno, telefonní číslo a e-mail,
-    název společnosti, identifikační číslo a adresu,
-    informace o kreditní kartě,
-    informace o poloze (tj. IP adresa).

Pro přehlednost jsou povinné informace požadované v online formulářích označené hvězdičkou.

Na co používáme tyto informace?

Nařízení GDPR nám umožňuje zpracovávat osobní údaje, máme-li k tomu oprávnění nebo důvod podle legislativy, a také nám ukládá povinnost Vám sdělit, jaké jsou tyto důvody. V důsledku toho se při zpracovávání Vašich osobních údajů budeme odvolávat na jednu z následujících podmínek zpracování:

•    plnění smlouvy: zpracování Vašich osobních údajů je nezbytné pro plnění našich smluvních závazků,

•    zákonná povinnost: zpracování Vašich osobních údajů se vyžaduje pro splnění zákonné povinnosti, jako je vedení evidence pro daňové účely nebo poskytování údajů orgánu veřejné moci nebo donucovacímu orgánu,

•    oprávněné zájmy: budeme zpracovávat Vaše údaje, pokud je to v našem legitimním zájmu v rámci provozování společnosti s cílem podpořit její rozvoj, nepřeváží-li to Vaše zájmy,

•    Váš souhlas: v některých případech Vás požádáme o zvláštní povolení ke zpracování některých Vašich osobních údajů a tyto zpracujeme tímto způsobem, pouze pokud nám k tomu souhlas udělíte. Bude to v případě, kdy se Vás zeptáme, jestli si přejete dostávat informační bulletin nebo informace o našich výrobcích a službách. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat tak, že nás kontaktujete v souladu s informacemi uvedenými níže.

Společnost Lyreco používá Vaše osobní údaje na tyto účely:

-    vytvoření zákaznického účtu na našich webových portálech,
-    odpovídání na otázky zákazníka,
-    vykonávání činností řízení zákazníků, které se týkají objednávek, dodávek, faktur, účetnictví (řízení pohledávek),
-    uskutečňování marketingových kampaní a informování zákazníků o našich výrobcích a službách,
-    monitorování našeho vztahu se zákazníky, provádění průzkumů spokojenosti zákazníků, vypracování statistik prodeje,
-    vymáhání pohledávek z nezaplacených faktur a vyřizování sporů s našimi zákazníky,
-    monitorování zkušeností zákazníka na našich webových portálech.

Používáme i soubory cookie s cílem zlepšit zkušenosti zákazníků při práci s našimi webovými portály, viz níže část o zásadách používání souborů cookie.

Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje budeme uchovávat po dobu trvání našeho obchodního vztahu a do 3 let od posledního obchodního kontaktu nebo objednávky ve společnosti Lyreco zejména za účelem archivace, pokud nám v tom nebrání platná legislativa. Například osobní údaje zákazníků uvedené na našich fakturách budou uchovávány delší období v souladu s místními předpisy.

S kým sdílíme Vaše údaje?

Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny a zpracovávány oprávněnými zaměstnanci našich obchodních, finančních a podpůrných oddělení z výše uvedených důvodů.

Společnost Lyreco nesdílí osobní údaje s třetími stranami kromě případů, kdy je to potřebné pro zajištění jejích oprávněných odborných a podnikatelských potřeb, na vyřízení Vašich požadavků a/nebo pokud to vyžaduje nebo povoluje legislativa. To zahrnuje:

•    Poskytovatele třetích stran: Společnost Lyreco může poskytnout přístup k osobním údajům zákazníků:

•    Soudy, tribunály, donucovací nebo regulační orgány: Společnost Lyreco si vyhrazuje právo sdílet Vaše údaje v rámci vyřizování oprávněných žádostí státních orgánů o poskytnutí informací, nebo pokud to vyžaduje legislativa. Ve velmi výjimečných případech, kdy jde o národní, státní nebo firemní bezpečnost (například teroristické útoky), si společnost Lyreco vyhrazuje právo sdílet celou svou databázi zákazníků a osobních údajů zákazníků s příslušnými státními orgány.

•    Interní auditoři, profesionální účetní a právní poradci mohou mít za účelem výkonu své práce přístup k dokumentům, které obsahují osobní údaje zákazníků, např. k fakturám.

•    Společnost Lyreco může postoupit Vaše osobní údaje potenciálnímu kupujícímu, nabyvateli, partnerovi ve fúzi nebo prodávajícímu a jejich poradcům v souvislosti se skutečnou nebo potenciální fúzí či převodem části nebo celé společnosti Lyreco, jejích aktiv nebo souvisejících práv či podílů, anebo s cílem získat společnost nebo vstoupit s ní do fúze.

Společnost Lyreco nikdy neprodává Vaše osobní údaje třetím stranám, jako např. marketingovým společnostem.

Společnost Lyreco neposkytuje žádné osobní údaje stránkám typu „vyhledávač lidí“, „veřejný adresář“ nebo „bílé stránky“.

A co lokalizace a přenos Vašich osobních údajů?

Společnost Lyreco převádí Vaše osobní údaje pouze v rámci zemí Evropského hospodářského prostoru (EHP) a do zemí nebo ze zemí, které zajišťují přiměřenou ochranu na základě potvrzení Evropské komise, s výjimkou případů podle níže uvedených podmínek.

Pokud zpracování dat zahrnuje předávání Vašich osobních údajů do země mimo Evropskou unii, která nezajišťuje odpovídající ochranu tak, jak to potvrdila Evropská komise, společnost Lyreco se zavazuje zajistit tento převod jedním z těchto mechanismů:

-    standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí (např. standardní smluvní doložky pro správce údajů 2004/915/ES nebo standardní smluvní doložky pro zpracovatele údajů 2010/87/EU nebo pozdější znění),  
-    závazná podniková pravidla: v případě, že dotčené třetí strany přijaly závazná podniková pravidla EU, které se týkají osobních údajů zpracovávaných třetími stranami,
-    jakýkoliv jiný mechanismus oficiálně uznaný v platné legislativě o ochraně osobních údajů, který zajišťuje odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.

Společnost Lyreco zpracovává a zajistí, aby třetí strany zpracovávaly osobní údaje v příslušných jurisdikcích tak, jak je definováno v platné legislativě o ochraně osobních údajů. Tyto jurisdikce zahrnují země Evropského hospodářského prostoru a země, u nichž Komise uznala, že zajišťují přiměřenou úroveň ochrany. (Více informací uvádí Evropská komise v „Rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně osobních údajů ve třetích zemích.“)

Jak zajišťujeme zpracování Vašich osobních údajů?

Společnost Lyreco uskutečňuje ekonomicky vhodná technická a organizační bezpečnostní kontroly na ochranu Vašich osobních údajů proti odcizení, ztrátě nebo zneužití. Vaše osobní údaje budou uloženy v bezpečném pracovním prostředí, které je přístupné jen s oprávněním. Společnost Lyreco používá opatření ke snížení rizika po pravidelných hodnoceních rizik, aby byla zajištěna přiměřená úroveň ochrany Vašich osobních údajů.

Když zadáte citlivé informace (jako např. čísla kreditních karet a hesla):

•    Tyto informace šifrujeme za účelem ochrany proti odposlechu pomocí SSL.

•    Tyto údaje jsou dále chráněny šifrováním v paměti.

•    Používáme i opatření ke zvýšení bezpečnosti, například analýzu chování účtu z hlediska podvodného nebo jinak neobvyklého chování.

•    Můžeme omezit používání prvků webových portálů a reagovat tak na možné známky zneužívání, můžeme odstranit nevhodný obsah nebo odkazy na nelegální obsah a můžeme pozastavit nebo zablokovat účty za porušení našich podmínek.

Jaká jsou Vaše práva týkající se zpracování Vašich osobních údajů z naší strany?

V souvislosti se zpracováním svých osobních údajů společností Lyreco nebo jejím jménem máte následující práva:

•    Přístup k údajům

Kromě informací, které jsou k dispozici na webových portálech společnosti Lyreco, máte právo na přístup k osobním údajům, které společnost Lyreco o Vás uchovává, a to s uplatněním výjimek, které jsou uvedeny v platné legislativě o ochraně osobních údajů. Pokud požadujete přístup k těmto údajům, společnost Lyreco Vám pomůže ho získat. Než Vám bude umožněn přístup k Vašim osobním údajům, společnost si musí ověřit Vaši totožnost. Společnost Lyreco zpravidla neúčtuje poplatky za poskytování informací, ale pokud je žádost zjevně neopodstatněná nebo nepřiměřená, a to zejména s ohledem na její opakující se charakter, společnost Lyreco si vyhrazuje právo účtovat poplatek za takové žádosti.

Žádáme Vás, abyste svou žádost předložili na adresu společnosti. Uveďte tyto údaje:

1    Vaši úplnou poštovní adresu,
2    telefonní číslo, na které se Vám dovoláme přes den,
3    názvy vybraných souborů nebo typy záznamů, ke kterým požadujete přístup, včetně konkrétních dat těchto záznamů, pokud je to možné.

Uveďte co nejvíce podrobností.

Všechny formální žádosti o přístup budou adresovány naší odpovědné osobě, která pak přezkoumá každou žádost a určí, zda společnost Lyreco požadované informace poskytne. Odpovědnou osobu Ing. Martina Kulhavého můžete kontaktovat přímo na adrese: dpo5@proenergy.sk.

•    Změna údajů

Pokud si myslíte, že je ve Vašich osobních údajích chyba, máte právo požádat o opravu osobních údajů. Můžeme Vás požádat o poskytnutí dokumentace, abychom viděli, kde v souborech společnosti Lyreco se chyba nachází. Chybné údaje změníme do jednoho měsíce a budeme Vás informovat, kdy bude provedena požadovaná oprava. Nařízení GDPR Vám poskytuje právo požadovat opravu Vašich osobních údajů, které uchovává společnost Lyreco, pokud si myslíte, že údaje jsou chybné anebo neúplné. Jste oprávněn přiložit prohlášení o nesouhlasu s údaji po opravě, kterou jste požadovali, ale kterou společnost Lyreco neprovedla. Společnost Lyreco upozorní každou osobu nebo organizaci, jíž byly Vaše osobní údaje během roku po požadované opravě zpřístupněny, a bude je informovat o opravě nebo o prohlášení o nesouhlasu.

•    Přenosnost údajů

Osobní údaje, které společnost Lyreco uchovává, můžete získat a znovu použít na své vlastní účely v rámci různých služeb. Společnost Lyreco Vám umožní snadno přesouvat, kopírovat nebo přenášet osobní údaje z jednoho IT prostředí do druhého bezpečným a zabezpečeným způsobem bez omezení použitelnosti. Toto právo se vztahuje na Vaše osobní údaje, které společnost Lyreco uchovává, pokud jejich zpracování bylo automatizováno a použito v souvislosti s poskytováním našich služeb v rámci smlouvy, kterou má zákazník uzavřenou se společností Lyreco, nebo pokud toto zpracování bylo založeno na souhlasu, který jste k tomu společnosti Lyreco udělili.

Můžete se přihlásit na online webový portál společnosti Lyreco a stáhnout si informace uvedené v části „Export“ na tomto portálu.

•    Vymazání údajů

Společnost Lyreco neukládá osobní údaje bez předem určeného a prokázaného účelu. Řídíme se zákony, které nám ukládají povinnost vymazat osobní údaje, pokud již neexistuje důvod k jejich shromažďování a uchovávání. Pokud jde o „právo být zapomenut“, jsme přesvědčeni, že tato skutečnost splňuje požadavky zásady ochrany soukromí.

Pokud jsou osobní údaje, které společnost Lyreco uchovává, založeny na plnění smlouvy a přejete si, aby byly z našich systémů odstraněny před uplynutím retenčního období uvedeného v části „Jak dlouho používáme osobní údaje“, obraťte se na nás na adrese gdpr.cz@lyreco.com.

Pokud jste u nás zaregistrovali své osobní údaje, svůj účet můžete kdykoliv deaktivovat. Z bezpečnostních důvodů jsme zavedli sedmidenní období odkladu po Vaší žádosti o smazání účtu. Vaše přihlášení k účtu v období odkladu však Váš účet opětovně aktivuje. Aby se zabránilo napodobování, Váš účet bude po deaktivaci a uplynutí období odkladu neodvolatelně pozastaven, což zajistí, že nikdo nemůže znovu použít tento identifikátor účtu.

•    Námitka proti zpracování

Máte právo namítat proti našemu zpracovávání svých osobních údajů, pokud již nejsme oprávněni je používat. V tomto případě společnost Lyreco nebude dále zpracovávat Vaše osobní údaje, jestliže přesvědčivě neprokáže oprávněné důvody k jejich zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, jde-li o prokazování, uplatňování nebo obhajování právních nároků.

Jak můžete kontaktovat společnost Lyreco, klást jí otázky a/nebo podat jí stížnosti?

Chcete-li uplatnit svá práva, vyjádřit obavu, položit otázku, podat stížnost nebo získat další informace o zpracování svých osobních údajů společností Lyreco, můžete poslat e-mail na adresu: dpo5@proenergy.sk a prokažte se platným dokladem totožnosti.

Společnost Lyreco se zavazuje odpovědět na Vaši žádost do jednoho až tří měsíců v závislosti na složitosti žádosti a/nebo počtu žádostí, které společnost obdržela. 

V případě sporu můžete podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Jak aktualizujeme/měníme tyto Zásady ochrany osobních údajů?

Společnost Lyreco může příležitostně aktualizovat nebo upravovat zásady ochrany osobních údajů.

Společnost Lyreco Vás o tom bude informovat umístěním výrazného upozornění na domovské stránce svého webového portálu nebo tak, že Vám přímo zašle oznámení, vyžaduje-li to legislativa. Společnost Lyreco Vás vyzývá, abyste pravidelně sledovali zásady ochrany osobních údajů, abyste byli informováni o tom, jak společnost Lyreco pomáhá chránit osobní údaje shromážděné od zákazníků. Tím, že budete pokračovat ve využívání služeb společnosti Lyreco, poskytujete svůj souhlas s těmito zásadami ochrany osobních údajů a všemi jejich aktualizacemi.

Jaká je naše zásada o souborech cookie?

1.    Definice

Soubory cookie nebo jiné podobné sledovací prvky jsou soubory, které server používá k interakci s prohlížečem (dále jen „soubory cookie“). Když uživatel navštíví webový portál, soubory cookie se použijí na odesílání informací o stavu. Informace o stavu mohou zahrnovat například ID relace, jazyk, datum vypršení platnosti, doménu odpovědi atd. Soubory cookie umožňují ukládat informace o stavu během jejich doby platnosti, kdy prohlížeč přistupuje k různým stránkám webového portálu, nebo když se tento prohlížeč k těmto stránkám později vrátí.

2.    Uchování

Existují různé typy souborů cookie, které společnost Lyreco používá:

-    soubory cookie relace, které zmizí, jakmile opustíte prohlížeč nebo stránku,
-    trvalé soubory cookie, jako jsou analytické soubory cookie, které zůstanou ve Vašem zařízení, dokud neskončí jejich platnost (až 13 měsíců) nebo dokud je neodstraníte pomocí funkcí svého prohlížeče.

3.    A co soubory cookie Google Analytics a jejich použití na našich webových stránkách?

Společnost Lyreco využívá službu Google Analytics. Více informací o tom, jak společnost Lyreco využívá službu Google Analytics, naleznete zde: http://www.google.com/analytics/learn/privacy.html.

Co se týká způsobů shromažďování údajů našich zákazníků službou Google Analytics, společnost Google vyvinula doplněk Google Analytics Opt-out Browser Add-on, aby bylo možné poskytnout návštěvníkům webových portálů více možností volby. Tento doplněk umožňuje prostřednictvím kódu Google Analytics JavaScript (ga.js) nastavit údaje o návštěvě webových stránek, které si nepřejete službě Google Analytics odesílat. Doplněk Google Analytics Opt-out Browser Add-on nebrání tomu, aby se informace odesílaly na samotné webové portály nebo do jiných služeb webové analýzy.